Тайм-менеджмент. Тренинг по книге «Три менеджмента в одном флаконе» - Владимир Токарев

2. Планирование

Это не только важный раздел персонального менеджмента, но еще и эффективный путь в освоении процессного похода в менеджменте

Планирование – «Как все успевать?»

При планировании своего будущего следует ответить на три вопроса: «Где вы находитесь?», «Куда вы собираетесь двигаться?», «Как вы собираетесь достичь поставленных целей?» (Следует отметить, что при ответе на эти вопросы приходится постоянно обращаться к функции контроля – оценивать, где вы находитесь, оценивать ваши возможности достижения целей и др.)

Планирование включает в себя постановку целей и разработку программы достижения этих целей. Цель – это желаемый конечный результат или состояние.

Рассмотрим пример. Когда я работал преподавателем кафедры экономики нижегородского иняза, кафедра дала мне задание разработать новый курс «Инновационный менеджмент» для чтения студентам 5-го курса отделения международного бизнеса.

«Где вы находитесь?» Отвечая на этот вопрос, следует определить состояние, в котором находитесь вы и ситуацию во внешнем окружении.

В моем примере это выглядело так: у меня имелся 15-летний практический опыт работы в научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, от времен работы в НИИ даже сохранился значок «Изобретатель СССР», имелся также 7-летний опыт разработки и чтения курсов «Менеджмент» и «Маркетинг», полезным для данного курса являлось и мое участие в международной конференции по защите интеллектуальной собственности. Что касается временных рамок, то на 1 сентября 1999 г. у меня было впереди 4 месяца творческого отпуска на научную работу, в рамках которого пришлось запланировать порядка 15—20 рабочих дней на разработку данного курса.

«Куда вы собираетесь двигаться?» Речь идет о том, какие цели вы ставите?

В моем примере не стоило ограничиваться только ближайшей целью – разработкой курса. Имело смысл поставить задачу шире – не только написать новый курс, соответствующий современным требованиям, но попытаться разработать на его основе новый продукт для моего бизнеса по управленческому консультированию – «консалтинг в области инноваций».

«Как вы собираетесь достичь поставленных целей?»

При планировании следует подумать как о долгосрочных программах, так и о задачах на менее отдаленное время и на текущий момент. При этом следует помнить, что хорошо составленные планы предполагают четкое определение сроков окончания работ и количественные критерии оценки результатов.

В моем примере это выглядит так:

Долгосрочные планы: Итак, намечаем после трех-пятилетней апробации курса «Инновационный менеджмент», выведение на рынок нового продукта – «Консультирование в области инноваций5». Отметим, что долгосрочные планы должны учитывать возможное изменение реальной ситуации, поэтому уровень их конкретизации должен быть достаточно «мягким», в сравнении с краткосрочными планами. Среднесрочные планы: Это, в первую очередь, чтение курса. Однако сначала необходимо разработать курс, что потребует выполнения таких задач, как дополнительный подбор и изучение соответствующей литературы, разработка программы курса и практических занятий и написание порядка 15 лекций. С учетом того, что трудоемкость написания одной лекции составляет для меня порядка 8 часов «чистого» времени, намечаем, 70 – 80% курса подготовить к началу второго семестра.

Ближайшие задачи: Первая задача разработки курса — это составление рабочей программы с использованием имеющихся российских и американских источников. Срок выполнения работы – 2—3 недели.

Следует помнить, что ваши долгосрочные планы станут реальностью лишь при условии, что их разделы находят постоянное отражение в среднесрочных и краткосрочных программах.

В разделе 7 представлена простая и эффективная система текущего планирования, которую я успешно применяю в течение ряда лет. Вы хотите, чтобы ваши планы выполнялись? Тогда вам обязательно надо попробовать применение этой системы на практике.

Мой блог по персональному менеджменту

Любозн. гендир — Подведи итоги, будь любезен – как при планировании получить три в одном сразу?

Автор – Не вопрос.

Когда мы используем свои личные планы, мы добиваемся более эффективного персонального менеджмента.

Но именно при личном планировании можно увидеть, что долгосрочные цели будут достижимы лишь при условии, что составляющие долгосрочного плана находят свое отражение в планах на более короткий период – на год, месяц, день. Это справедливо и при управлении коммерческой организацией.

Но вот, например, резервное время, описание как им пользоваться дано в разделе 7 – Формы для упражнений. Оно позволяет увидеть – каким реальным временем мы можете распоряжаться, сколько времени у вас может уходить на «импульсивную деятельность», насколько вы зависите от других и как эту информацию использовать при планировании. Перечисленное – это уже эксперименты в личной лаборатории.

3. Системный подход

Как «почувствовать» системный подход – важную методологию менеджмента

Моделирование человека – «Посмотрим, что у нас внутри?»

Системный подход в самоменеджменте

Недостатки чисто «рационального» подхода к человеку, который чаще всего встречается в литературе по Тайм-менеджменту, или чисто «психологического» подхода, который встречается в соответствующей литературе без упоминания термина «самоменеджмент», в их односторонности. Чтобы научиться управлять собой в целом, необходимо понимание работы всех наших составляющих.

Светлана решила начать новую жизнь с составления плана дня. Пункт первый – закончить статью. Но почему-то статьей заниматься не хотелось. Через минуту ей стало стыдно, она немного подумала, включила быструю музыку и стала… танцевать. Настроение поднялось настолько, что неожиданно для себя она все-таки села писать статью. Минут через пять дело пошло, строчки бежали быстрей и быстрей. Светлана подмигнула себе в зеркало – новая жизнь началась строго по плану.

Чтобы понять человека, нужно знать, как он устроен (рассмотреть его как систему, состоящую из взаимосвязанных подсистем). На рисунке 3 представлена модель человека, включающая пять составляющих: ЧР – человек рациональный, ЧН – человек нравственный, ЧТ – человек творческий, ЧФ – человек физический, ЧП – человек психологический.

Рисунок 3. Системная модель человека

Что скрывается за выделенными нами подсистемами человека? Ограничимся пока чисто терминологическим толкованием каждой из перечисленных составляющих. Например, под Человеком психологическим будем понимать ту сторону личности, которая в большей мере ответственна за процессы, принятые относить к психологическим характеристикам личности6.

Попробуем использовать системную модель человека для понимания нашего примера.

Выполнить правильные действия (ЧР соответственно введенной нами терминологии действует разумно, рационально) нашей героине помешали психологические барьеры (в качестве психологических барьеров ЧП могут выступать, например, какие-либо неудачи нашей героини в прошлом, связанные с данным видом деятельности), преодолеть которые не помог даже стыд (хотя чувство стыда относится к функции ЧП, это чувство может проявиться лишь в условиях сформировавшихся у личности норм «правильного» поведения, которые и составляют содержание той компоненты, которую мы назвали ЧН). Может быть, движение (соответственно нашей терминологии – это ЧФ) привело в действие силы, позволившие ей побороть лень? Очевидно, что Светлана любит трудиться, но лишь тогда, когда работа приносит ей радость творчества (потребность в самовыражении – это функция ЧП, однако по ряду причин7мы отдельно выделяем творческую компоненту человека – ЧТ).

О законе убывающей отдачи

В книге «Три менеджмента в одном флаконе» я рассказывал о законе убывающей отдачи, где объяснял его действие необходимостью восстановления затраченных на какую-либо деятельность сил (физических, психологических и др.): если вы физически устали – следует отдохнуть, если вы много потратили душевных сил – требуется их восстановление.

Есть еще другой случай проявления этого закона, также связанный с системным подходом. Если подсистемы не будут гармонично составлять из себя целое, система начинает работать менее эффективно, также проявляя снижение отдачи. В связи с этим, любое изменение одной из подсистем требует соответствующего «выравнивания» взаимосвязанных с этой подсистемой других составляющих целого. Например, если вы активно развивали свои творческие способности, пренебрегая своей физической компонентой, вы можете довести свой организм до физического недомогания, влияющего и на творческую работу. И наоборот, если вы все свое свободное время тратите на физические упражнения, это может отрицательно отразиться на ваших интеллектуальных способностях.